Qu'est-ce qu'une contrathèque ?

Qu’elle soit sophistiquée, automatisée ou toujours dans vos archives physiques, nous disposons tous d’une contrathèque au sein de nos entreprises.

Qu’est-ce qu’une contrathèque ? Pourquoi il est essentiel de penser d’abord aux besoins que nous souhaitons résoudre avant de s’intéresser aux moyens pour les résoudre ? Quelles sont les fonctionnalités d’une contrathèque ?

On vous emmène explorez les dossiers et profondeurs des contrathèques dans un des rares articles sur votre moteur de recherche qui n’a pas pour objectif de vous vendre un quelconque logiciel.

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Contrathèque : Définition

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Contrathèque provient de la contraction des mots contrats et bibliothèque.

Ce terme encore inexistant dans nos dictionnaires Larousse est pourtant bien présent dans nos quotidiens respectifs en entreprise.

Une contrathèque est une bibliothèque de contrats qui répond à deux objectifs : mutualiser les modèles de contrats et centraliser l’archivage des contrats signés par l’entreprise.

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Différents types de contrathèques

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Souvent associée aux logiciels de gestion des contrats (CLM), une contrathèque peut se matérialiser de différentes manières sans nécessairement être intégrée à un logiciel dédié aux contrats.

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Une contrathèque étant un ensemble de fichiers contenant des modèles mutualisés ou des contrats archivés, il existe plusieurs manière de concevoir une contrathèque adaptée à votre besoin.

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🚩 Google Drive / Sharepoint non connecté

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Commencer par créer une architecture cohérente, utile et adaptée aux besoins de vos clients internes et de votre équipe. À vous de déterminer la classification la plus pertinente (équipe, clients, trimestre, etc…), tout en faisant attention de distinguer la partie modèles en libre service de la partie contrats créés.

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👋 Remarque : C'est un bon début !

Mettre à disposition des modèles de contrats automatisés via Excel/Word ou Gdoc/Gsheet est une première étape vers l’automatisation.

En revanche, si vous voulez piloter votre activité contractuelle avec des indicateurs fiables : cela ne vous permettra pas de tirer profit des données générées et archivées dans vos modèles et contrats archivés.

De même, si vous voulez gagner du temps, la prochaine étape consistera à connecter vos outils de signature électronique, CRM ou autre logiciel métier utilisé dans le cadre de la contractualisation avec votre contrathèque sur Google Drive / Sharepoint.

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🚩Google Drive / Sharepoint connectés à vos logiciels métiers

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Si vous voulez piloter votre activité contractuelle avec des indicateurs fiables, connecter votre contrathèque créée sur votre Drive vous permettra de tirer profit des données générées et de gagner du temps en créant des workflows connectés de bout-en-bout.

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👋 Remarque : Si vous en êtes là, vous avez réussi à exploiter et mutualiser vos outils existants pour répondre à vos besoins. Bravo !

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🚩Logiciels CRM

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Selon Hubspot, “Un CRM (Customer Relationship Management) est un logiciel permettant de gérer et optimiser la relation commerciale d'une entreprise via la centralisation, l'automatisation et l'optimisation de ses interactions avec clients et prospects”.

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👋 Remarque : Si vous en êtes là, vous avez réussi à exploiter et mutualiser vos outils existants pour répondre à vos besoins. Bravo !

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🚩Logiciels de gestion des contrats

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Les logiciels de gestions de contrats disposent de fonctionnalités pensées et conçues pour la pratique contractuelle.

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👋 Remarque : Attention, si certains logiciels de gestion des contrats proposent des intégrations natives avec d’autres applications, d’autres sont en mesure de le faire à travers leur API.Cela impliquera un temps de travail et de coordination supplémentaire entre vos équipes techniques et les leurs.

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Comment savoir quelle typologie de contrathèque est la plus adaptée à mon besoin ? Vous ne trouverez certainement pas la réponse à cette question en posant la question à Google.

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La réponse à cette question n’est rien d’autre qu’une nouvelle question que vous devez nécessairement vous poser : “Quels sont les besoins de mon entreprise en matière de gestion des contrats ?”

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C’est pourquoi il est essentiel de mettre de côté les fonctionnalités rutilantes des logiciels vous promettant monts et merveilles pour d’abord vous concentrer sur vos besoins puis les prioriser.

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Pensez besoins avant de penser fonctionnalités

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Vous le savez, penser d’abord aux fonctionnalités n’est jamais une très bonne idée.

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Dans un autre registre, placer un tapis en cachemire blanc dans un séjour servant également de salle de jeux à des enfants en bas âge n’est pas une très bonne idée.

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Fonctionnalité : Magnifique tapis en cachemire blanc

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Besoin : Concevoir une décoration à la fois chaleureuse et adaptée aux pratiques de jeux de ses enfants avec ses risques, ses aléas etc..

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Solution : En l’absence de superficie supplémentaire pour une salle de jeux, éviter les tapis ou demander aux enfants de jouer dans leurs chambres (moins chaleureux malheureusement…)

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Ou encore opter pour la voiture pour vos trajets quotidiens si votre trajet est quotidiennement perturbé par les bouchons, contrairement à la piste cyclable qui longe cette même route.

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Fonctionnalité : SUV dernière génération d’une célèbre marque allemande

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Besoin : Effectuer un trajet de maximum 30min pour se rendre au travail et se rendre chez soi en fin de journée. Sans bousculer ses habitudes en se réveillant aux aurores pour arriver plus tôt.‍

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Solution : Le vélo mécanique ou électrique vous permettra d’emprunter la piste cyclable et d’effectuer un temps de trajet de maximum 30min vs 1h ou plus en voiture.

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Si on revient à la gestion des contrats, vous entendrez ou entendez déjà probablement certains de vos collègues vous dire qu’il vous faudrait absolument un outil avec tel ou tel fonctionnalité (l’intelligence artificielle obtenant la palme d’or en matière d’occurrences dans ces conversations…).

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La chaine des “Pourquoi” sera votre meilleur allié.

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• Pourquoi avons-nous besoin d’intelligence artificielle ?
• Pourquoi avons-nous besoin d’automatisation ?
• Pourquoi avons-nous besoin d’une intégration Salesforce ?
• Pourquoi avons-nous besoin d’un clausier dynamique ?

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Demander “Pourquoi” ne veut pas dire que vous êtes sceptique face à une proposition de fonctionnalité. Demander “Pourquoi” vous permettra justement de comprendre quel est le besoin

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Précisez le en amont à vos collègues. Le “Pourquoi” n’est pas signe de défiance, au contraire, une volonté de comprendre le besoin pour y répondre de la manière la plus adaptée.

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🗂️Besoins courants auxquels peut répondre une contrathèque

• Libérer du temps aux équipes juridiques et donner de l’autonomie sur la contractualisation à vos clients internes
• Réduire le temps passé en négociation pour accélérer le cycle de conversion et conquérir de nouvelles opportunités
• Centraliser et mutualiser les ressources contractuelles pour un meilleur suivi et une meilleure diffusion de l’information
• Optimiser le suivi des échéances contractuelles pour ne rater aucune opportunité ou date limite importante

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Fonctionnalités d'une contrathèque

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• Une bibliothèque de dossiers type Drive / Sharepoint qui permet de mutualiser les modèles et centraliser les contrats créés

• Marquage automatique ou manuel de métadonnées pour chaque contrat généré, archivé

• Automatisation en no-code des modèles de contrats mutualisés

• Générateur automatisée des contrats à partir des modèles mutualisés

• Tags donnant une visibilité sur le statut du contrat en fonction de son avancée dans votre workflow

• Moteur de recherche avec un système de filtres permettant d’effectuer une requête précise sur l’ensemble des données contractuelles

• Fiches récapitulatives permettant de synthétiser les informations essentielles du contrat

• Intégration de votre solution ou d’une solution de signature électronique

• Intégration de votre CRM - Auto complétion des champs

• Intégration de votre logiciel de facturation

• Fil d’activité du contrat permettant d’enregistrer chronologiquement chacune des actions effectuées par chacun-e des contributeurs/contributrices

• Le workflow du contrat de la création jusqu’à l’exécution du contrat

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